社員旅行の幹事さんに指名されたとき＝＝その１

社員旅行の幹事さんに指名されたからといって、すべての段取りをご自分でなさる必要はありません。
自分に務まるだろうかと不安になる方も多いと思いますが、まずはこれまでの実績や全体の流れ、社内の社員旅行についての要望を把握して、あとは旅行会社をあなたの相談役やアシスタント役として上手にお付き合いができれば、きっと皆さんが楽しんでいただける社員旅行となることでしょう。

旅行会社は社員旅行の段取りや手続きに慣れているプロフェッショナル

一般の会社員で大人数の旅行の仕切に慣れた方なんて、どこにでも存在するものではありません。旅行会社のスタッフをあなたの相棒として頼りにしつつ、社内のご要望にマッチした旅のテーマや行き先などに着目して段取りをすすめていきましょう。
過去に社員旅行の幹事さんを経験された方にヒアリングして注意点や反省点などを教えていただくと、かなり参考になります。
頼りになる旅行会社ですが、企画を丸投げしてしまうと社内の要望や事情を十分に把握してはいないため提案する内容が絞りきれず、的確で満足のいく提案は望めないこともあります。

情報収集の重要性を認識し、上手に旅行会社に情報を伝えましょう

・過去数年間の社員旅行の行き先をチェック
　（場所を調べ、被らないようにしたい）
・希望の行き先や方面をピックアップ
　（社内アンケートを実施して要望をキャッチし、候補先を絞る）
・社員旅行で経験してみたいことチェック
　（トレンドは従来の観光スポット巡り型から共通体験型へ）
・時間配分のバランスチェック
　（少人数単位での自由行動などを重視する傾向があり）
たとえば、上記の情報を社内で収集して旅行会社に伝えるるだけで、旅のプロフェッショナルなら貴社オリジナルの企画提案を複数提示してくれることでしょう。

社員旅行の準備期間、遅くとも2～3ヶ月前からスタートしましょう

社員旅行が社内の年間イベントとしてしっかりと組み込まれている場合は、前例を調べるとすぐにスタート時期は分かるあずです。大人数の旅行の場合はシーズンや宿泊先によって希望通りのプランを実施することができない場合があります。移動交通機関や宿泊先の確実な確保のためにも、幹事さんは、遅くとも2～3ヶ月前から動き始めましょう。
できるだけ多くの方に参加していただくには、日程の早めの告知も重要です。実施日に近いと業務との調整がつかなかったり、個人的に他の予定を入れてしまったりしていて、参加できないという方もいらっしゃることになるので、半年前からスタートしても早すぎるということはありません。
※大人数で泊まれる宿や移動手段の手配は、ぎりぎりでは難しいこともよくあります。
※ＧＷやシルバーウィーク、お盆休みなどの時期は、さらに早めの手配が必要です。

参加・不参加の締切期限を明確にして、キャンセル料がかからないように

業務の都合などで実施直前まで、残念ながら参加・不参加がわからないという方もいらっしゃいます。そんな方々のためには期限を判りやすく明確に告知し、いつまでに参加を表明すれば追加で手配ができるかといったことも幹事さんからの情報発信が重要です。無駄なキャンセル料を発生させないためにも、申込み受付の期限は明確にしておきましょう。